Tým a role
Jedna instance je jeden tým. Žádné žonglování s tenanty: lidé na vaší instanci jsou vaše organizace, se společným názvem a logem — v hlavičce aplikace, v liště mapy i v titulku okna prohlížeče.
Název a logo se propíšou na tři místa najednou:
- hlavička aplikace (Projekty, Úkoly, Archiv, Oznámení),
- lišta mapy vlevo nahoře — dokud logo nenahrajete, stojí tam značka killBottlenecku (buď jedno, nebo druhé; dvě loga vedle sebe by si konkurovala),
- titulek okna prohlížeče ve tvaru „Vaše firma killBottleneck" — kdo má otevřených víc oken, pozná to svoje na první pohled v liště operačního systému.
Veřejně sdílená mapa je výjimka
Komu pošlete veřejný odkaz na mapu, uvidí značku killBottlenecku, ne vaše logo. Je to záměr: veřejná mapa je vaše vizitka směrem ven, ne interní obrazovka.
Tři role
| Role | Co znamená |
|---|---|
| Administrátor | Spravuje instanci: uživatele, role, nastavení organizace (název, logo, výchozí skin instance). První zaregistrovaný účet se jím stává automaticky. |
| Manažer | Smí zvát nové lidi do organizace — vždy jen jako členy. Na cizí projekty vidí stejně jako člen. |
| Člen | Své projekty a ty, do kterých ho někdo pozve. Zakládat projekty a zvát do nich kolegy může taky — role v tom nehraje roli. |
Nad rámec role může uživatel nést příznak Správce AI — dostává přání o automatizaci a spravuje registr AI agentů. Příznak je na roli nezávislý: může ho mít administrátor i běžný člen.
Druhým takovým příznakem je Správce struktury — typicky personalista. Kreslí organizační strukturu, jmenuje lidi do pozic a určuje zastupování; k tomu smí zvát nové lidi (vždy jen jako členy) a obnovovat jim hesla. Ve Správě organizace uvidí jen dvě okna: seznam lidí a strukturu. Role ani správcovství měnit nemůže a strukturu nesmí smazat ani archivovat — to zůstává administrátorovi. Když příznak nemá nikdo, zastává správcovství administrátor, jako dřív.
Jak dostat lidi dovnitř
- Zaregistrují se sami. Pokud je instance dostupná z internetu, nastavte nejdřív registrační klíč — každá registrace ho pak vyžaduje.
- Pozvete je — z Administrace, nebo přímo ze stránky Úkoly. S nastaveným SMTP odejde pozvánka e-mailem s odkazem pro nastavení hesla; bez SMTP se vám přesně jednou ukáže dočasné heslo k předání.
- Navrch jde přidat přihlášení přes Google — viz Konfigurace.
Sdílení map
Mapa začíná jako soukromá. Sdílet ji smí vlastník a jmenovaný spolusprávce (kolega s úrovní Upravovat ze seznamu níže — kdo rozdává práci, umí zařídit i přístup). Týmový přístup a veřejný odkaz zapíná jen vlastník. Dialog sdílení nabízí tři šířící se kruhy:
- Konkrétní kolegové, po e-mailu — s právem Číst, Spolupracovat, nebo Upravovat. Přístup se váže na e-mailovou adresu, takže funguje i dřív, než se kolega zaregistruje: mapu uvidí, jakmile se přihlásí se stejnou adresou. Kdo ještě účet nemá, dostane (s nastavenou mailovou bránou) pozvánku e-mailem s návodem, jak se zaregistrovat — nebo, kde se registrovat sám nemůže, radu požádat o účet. Na tutéž adresu k jednomu projektu odejde jen jednou; bez mailové brány dialog nabídne odkaz na registraci ke zkopírování.
- Celá organizace — mapu vidí všichni členové týmu (čtení, nebo editace).
- Veřejný odkaz — viz Veřejné mapy.
Co která úroveň na mapě smí:
| Číst | Spolupracovat | Upravovat | Vlastník | |
|---|---|---|---|---|
| Vidět mapu, komentovat | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Měnit stav svých cílů (jsem řešitel) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Přidávat a upravovat cíle, zadávat práci | — | — | ✓ | ✓ |
| Změnit existující termín | navrhnout u svého kroku | jen navrhnout | jen jako zadavatel | ✓ |
| Odstranit cíl se zadaným úkolem (termínem) | — | — | jen jako zadavatel | ✓ |
| Sdílet mapu dalším lidem | — | — | ✓ (jen jmenovaný, ne týmový přístup) | ✓ |
| Týmový přístup, zveřejnění, archivace, smazání mapy | — | — | — | ✓ |
Řádek „měnit stav svých cílů" platí i pro úroveň Číst: kdo dostal práci, musí ji umět dokončit. Přepnout smí jen ten svůj krok — ten, kde je uvedený jako řešitel; u cizích kroků má mapu dál jen ke čtení. Totéž platí, když někdo mapu vidí přes týmový přístup. Nic jiného tím nezískává: mapu neupravuje, cíle nepřidává, termíny nemění.
Termín je dohoda se zadavatelem — kdo ho změnit nesmí, může přímo z detailu cíle navrhnout jiné datum (s důvodem). Zadavateli přijde notifikace a žádost vyřídí: schválí prostě tím, že termín nastaví, nebo ji zamítne.
Sdílení se děje i jako vedlejší efekt tam, kde šetří kolečko navíc: přiřazení cíle nebo úkolu někomu bez přístupu rovnou nabídne nasdílení mapy jako spolupracovníkovi a projekt založený ze šablony s úkoly se řešitelům nasdílí automaticky. Přiřazení někomu bez přístupu se aplikace zeptá doslova: „{e-mail} nemá přístup k této mapě. Nasdílet mu mapu jako spolupracovníkovi (vidí mapu, plní své úkoly) a přiřadit ho?"
Kde se sdílené mapy ukazují
Titulní stránka projekty třídí podle vztahu k vám: Moje projekty (založili jste je), Kde působím (cizí projekty sdílené s vámi nebo s vaším úkolem či cílem) a Projekty organizace. Karta projektu nese odznak — Privátní mapa, Sdíleno s celou organizací, nebo Veřejná mapa — takže je na první pohled vidět, kdo ji může číst.
Pod názvem projektu stojí ještě hlavní cíl — text vrcholového uzlu. Název projektu bývá zkratka („FMEA — kanban"), kdežto hlavní cíl je věta, která říká, o co jde („Snížit počet reklamací z výroby na polovinu"). Když se obojí shoduje, řádek se neukazuje — dvakrát totéž pod sebou je šum.
Dál
- Nastavení týmu (admin) — krokový průvodce pro administrátora
- Veřejné mapy — nejširší kruh
- Konfigurace — registrační klíč, Google, SMTP