Správa organizace
Jedna stránka pro administrátora: lidé a role, značka firmy, kalendáře, platby, AI a vzhled. Tahle stránka je reference sekci po sekci; krokový návod pro nového správce je Nastavení týmu.
Kde to najdu
Menu pod panáčkem → Správa organizace (adresa /admin/users). Vidí ji administrátor; správce struktury vidí jen tabulku lidí (bez rolí a příznaků) a sekci Organizační struktura. Všichni ostatní dostanou Nemáte oprávnění pro přístup na tuto stránku.
Sekce v pořadí, jak jdou za sebou
| # | Sekce | Kde je |
|---|---|---|
| 1 | Organizace — název, logo, účel instance | všude |
| 2 | Pozvat uživatele + tabulka lidí — role, příznaky, zástupce, obnova hesla, mazání | všude |
| 3 | Organizační struktura a zastupování | všude |
| 4 | Sdílené kalendáře | všude |
| 5 | Fakturační údaje | jen cloud |
| 6 | Vystavování faktur | všude |
| 7 | Členství a platba | jen cloud |
| 8 | Vlastní doména | KB Cloud Pro a AI Agent |
| 9 | AI funkce | jen vlastní server |
| 10 | AI kredity | kde běží asistent |
| 11 | Výchozí vzhled instance | všude |
1. Organizace
Název organizace a Logo (PNG/JPG/WebP) → Uložit: Název a logo se zobrazí v hlavičce aplikace všem členům — a v liště mapy i v titulku okna. SVG je záměrně zakázané (může nést skript). Účel instance (Firma nebo tým / Rodina a přátelé / Jen pro sebe) řídí obsah úvodní mapy nově pozvaných; už založené mapy se nemění.
2. Lidé: pozvánky, role, příznaky, hesla
Pozvat uživatele otevře dialog Pozvat do týmu: E-mail kolegy a Role (Člen — pracuje na mapách a úkolech, které mu nasdílíte; Manažer — kromě práce může zvát další lidi, ale jen jako členy; Administrátor — spravuje celou instanci). S SMTP přijde Účet vytvořen — … poslali e-mail s odkazem pro nastavení hesla; bez SMTP Účet vytvořen. Předejte kolegovi přihlašovací údaje s tlačítkem Zkopírovat údaje — Heslo se zobrazuje jen teď — po zavření ho už neuvidíte. Totéž otevře položka Pozvat do týmu v menu (administrátor a manažer).
Nad tabulkou mohou svítit dva bannery: Správce AI teď automaticky zastává administrátor — dokud přepínačem neurčíte konkrétního člověka a totéž pro organizační strukturu.
| Sloupec | Co v něm je |
|---|---|
| Uživatel | Jméno a e-mail; u pozvaného do prvního přihlášení štítek Pozvánka odeslána — čeká. |
| Role | Administrátor (správa instance, uživatelů a rolí) · Manažer (může zvát nové lidi, jen jako členy; vidí stránku Organizace) · Člen (své projekty a ty, do kterých ho někdo pozve). |
| Správce AI | Přepínač: Dostává zadání pro AI agenty a spravuje jejich registr. Nezávislé na roli. U administrátora automaticky, dokud není nikdo určený. |
| Správce struktury | Přepínač: Smí kreslit organizační strukturu a jmenovat lidi do pozic — typicky personalista. Nezávislé na roli; strukturu SMAZAT může dál jen administrátor. |
| Zástupce | Osobní náhradník pro automatizační pravidla (cíl „zástupce zodpovědné osoby“); nesmí být on sám. Přesnější je zástupce pozice ve struktuře. |
| Poslední přihlášení · Mapy · Vytvořeno | Kdy byl člověk naposledy v aplikaci, kolik map založil, kdy vznikl účet. |
| Akce | Obnovit heslo (🔑) a smazání účtu (ikona koše s potvrzením Opravdu chcete smazat tohoto uživatele?). |
Obnovit heslo — Obnovit heslo uživateli …? Dosavadní heslo přestane platit a bude odhlášen ze všech zařízení. S SMTP Odkaz pro nastavení nového hesla odešel na …; bez SMTP Heslo je změněné. Nové předejte člověku osobně — už se nikde znovu nezobrazí. Dotyčný dostane notifikaci Reset hesla, kterou nejde vypnout. Administrátor neobnovuje heslo sobě ani jinému administrátorovi. Smazáním člena se uvolní jeho pozice ve struktuře a správci dostanou zprávu.
3. Organizační struktura a zastupování
Tabulka pozic a funkcí s držitelem a zástupcem, Založit strukturu, Přidat pozici, Otevřít mapu struktury; změny se ukládají okamžitě. Podrobně Organizační struktura.
4. Sdílené kalendáře
Kalendáře, které nejsou osoba: společné akce firmy, zasedací místnost nebo auto (rezervace se nepřekrývají), dovolené a nepřítomnosti. Předvolby Firemní, Nepřítomnosti, Zasedací místnost jedním klikem, nebo Nový kalendář; u každého Druh, Kdo zapisuje (každý člen / jen správce a manažer), Kdo vidí (celý tým / jen vybraní), Schvalování (nepřítomnosti schvaluje správce nebo manažer), Archivovat nebo Smazat i s událostmi. Podrobně Kalendář.
5. Fakturační údaje (cloud)
Pro zkušební verzi nejsou potřeba — vyplňte je před objednávkou členství. Objeví se na fakturách. Název firmy / jméno, IČO, DIČ, Ulice a číslo, Město, PSČ, E-mail pro faktury → Uložit fakturační údaje.
6. Vystavování faktur
Společné údaje dodavatele (vaší firmy) na faktury, které asistent vystavuje vašim klientům: jméno / firma, adresa, IČO, DIČ, Jsem plátce DPH a sazba, bankovní účet (IBAN pro QR platbu dopočítá aplikace), e-mail, předpona čísel faktur, splatnost → Uložit údaje dodavatele. Fakturu vystaví kdokoli z týmu; kdo si v Můj účet nastaví vlastní údaje, fakturuje na ně a má vlastní číselnou řadu. Podrobně Faktury.
7. Členství a platba (cloud)
Tarif (KB Cloud Lite / KB Cloud Pro / KB Cloud AI Agent), Období platby (Měsíčně / Čtvrtletně / Ročně — Rok = 10 měsíčních plateb, 2 měsíce zdarma), Zaplatit kartou nebo Objednat převodem (faktura) (jen roční), Napsat nám pro přechod na vlastní server. Nejdřív vyplňte a uložte fakturační údaje výš. Krok za krokem v Zkušebka a tarify.
8. Vlastní doména (KB Cloud Pro, AI Agent)
Aplikace na ukoly.firma.cz: adresa → Pokračovat → dva DNS záznamy → Zkontrolovat a přepnout; pak Změnit doménu nebo Odpojit doménu. Návod Vlastní doména.
9. AI funkce (vlastní server)
Odkud killBottleneck bere AI (návrhy map, chat, úkoly z uzlu, přepis hlasu). Změna platí okamžitě pro všechny členy. Režimy Vypnuto · Vlastní Ollama · OpenAI a kompatibilní · AI služba přes API · Vlastní endpoint; k nim adresa, model, token, nepovinný endpoint a model přepisu hlasu, Otestovat připojení. Přepínač Asistent čte obrázky s vlastním modelem a Otestovat obrázek. Poznámka Aktuálně platí konfigurace ze souboru .env serveru — uložením ji přepíšete. Tabulka režimů s radou, kdy který zvolit, je v Nastavení týmu.
10. AI kredity
Spotřeba AI asistenta za organizaci a po lidech, v tazích. 1 tah ≈ jedna běžná zpráva asistentovi. Tento týden (tahů · zpráv · tokenů), skupiny Správci a Ostatní členové, tabulka po lidech (Člověk · Role · Naposledy), Předchozí týdny. Týdenní kvóta: Tahů na týden a Rezerva správců (%) — Kvóta platí od pondělí 00:00 UTC do neděle a nepřenáší se. Správci mohou čerpat celou kvótu; jejich rezervu jim ostatní členové nevyčerpají. Kvóta 0 = bez vlastního stropu. Na hostované instanci Provozovatel nastavil strop N kreditů na týden. Vlastní hodnota ho může jen snížit, ne zvednout.
11. Výchozí vzhled instance
Výběr skinu (vestavěné, nebo Vlastní (JSON)) → Uložit vzhled. Platí pro uživatele, kteří si vlastní vzhled nevybrali. Vlastní volba uživatele má přednost. Obarví i přihlašovací obrazovku. Volba Žádný znamená výchozí skin aplikace — Půlnoc (popisek výchozí Les je zastaralý text aplikace).
Kdo co vidí a co nejde
- Správce struktury vidí jen tabulku lidí (Uživatel · Role jen ke čtení · Zástupce · Obnovit heslo) a Organizační strukturu — role, příznaky a ostatní sekce ne.
- Cloud nemá sekci AI funkce (AI nastavuje provozovatel); vlastní server nemá Fakturační údaje, Členství ani Vlastní doménu.
- Administrátor nesmaže sám sebe ani si neobnoví heslo; e-mail účtu se nemění nikde.
- Otázku na účel a dialog AI agenta po prvním přihlášení vypne provozovatel (
KB_PURPOSE_ASK=0,KB_AGENT_SETUP_ASK=0).
Souvisí
- Nastavení týmu (admin) — krokový návod
- Tým a role — role a sdílení map
- Organizace — přehled napříč projekty
- Účet a nastavení — co si nastavuje každý sám