Automatizační pravidla
Pravidlo = KDYŽ se v mapě něco stane → POKUD platí podmínky → UDĚLEJ akce. Mapa pak část práce odbavuje sama: předává cíle, hlídá termíny, zakládá kroky, spouští agenty. Počet spuštění se nepočítá a neúčtuje — používejte jich, kolik chcete.
Kde pravidla najdu
Nejrychleji v okně cíle: otevřete cíl (tužka nebo dvojklik) a vlevo dole zvolte kategorii Automatizace. Je tam panel „Pravidla tohoto uzlu" — tlačítko + Nové pravidlo předvyplní právě otevřený cíl a ikona hodin u každého pravidla otevře log jeho běhů jedním klikem:
Kategorie Automatizace drží pohromadě všechno, co cíl umí dělat sám: kdo krok vykoná (člověk / automatizace), přání „chtěl bych tu automatizaci", přepínač Čekat na podřízené s blokem „Po odblokování" — a pravidla:
Přehled všech pravidel mapy (zapnout/vypnout, upravit, smazat, šablony, log) je pod ikonou ⚡ na liště mapy — na užší obrazovce v menu ⋮.
Co pravidlo umí
Spouštěče (KDYŽ): změna stavu cíle (volitelně jen na konkrétní stav), odblokování cíle (hotový podstrom), nový cíl, nahraný soubor, naplánovaný čas (denně/týdně) a termín se blíží / je po něm. Termínové spouštěče se vyhodnocují jednou denně na pozadí — ne hned při uložení. „Po termínu N dní" znamená propadlý aspoň N dní: chytí i termíny propadlé dřív, než pravidlo vzniklo, a na daný termín vystřelí jednou (změna termínu = nová dohoda, smí vystřelit znovu).
Podmínky (POKUD): stav, řešitel, termín, vykonavatel — všechny musí platit najednou.
Podmínka „nadřazený uzel" míří na karty POD konkrétním cílem — základ kanbanu níž.
Akce (UDĚLEJ): nastav stav · přiřaď řešitele · nastav termín (pevné datum, +N dní, nebo posunout o interval — denně/týdně/měsíčně od původního termínu cíle: každé pondělí zůstane pondělí, prošlé výskyty přeskočí na nejbližší budoucí; „nikdy do minulosti" se počítá ze serverového dne v UTC; právě na tomhle stojí opakování cílů) · přesuň uzel (pod vybraný cíl, zařadí se na konec řady) · založ pod-cíle · pošli notifikaci · spusť agenta. U prvních tří jde zvolit „Na uzlu" — cíl akce: uzel, který pravidlo spustil (výchozí), nadřazený uzel, nebo kterýkoli konkrétní cíl mapy. A místo konkrétního člověka jde mířit na zástupce či pozici — najdou se až za běhu:
Kanban: hotová karta jede sama na další sloupec
Máte stálou mapu s kroky procesu vedle sebe (třeba disciplíny 8D reportu) a pod nimi karty práce (reklamace)? Tlačítko Zapnout kanban (v přehledu ⚡ i v kategorii Automatizace) otevře průvodce: vyberete řadu sloupců, u každého volitelně člověka — a průvodce založí pro každý krok pravidlo „karta pod D1 dokončena → přesuň pod D2, předej člověku sloupce a vrať na Založeno". Označíte reklamaci jako hotovou a ona sama přejede na další disciplínu, správnému člověku:
Vzniklá pravidla jsou obyčejná pravidla mapy — v přehledu je můžete jednotlivě upravit, vypnout nebo smazat. Přesuny jsou vidět v „Co se změnilo" ve skupině Přesunuto (od → kam).
Že mapa jede v kanban režimu, poznáte i na liště: tlačítko Zarovnat se změní na indikátor Kanban (styly zarovnání na kanban desce nemají co přeskládat — rozložení drží pravidla posunu).
Dobré vědět: přesunutá karta se zařadí na konec řady nového sloupce a zbytek mapy se nehýbe (ruční rozvržení zůstává). Pod posledním sloupcem karta prostě zůstane hotová — tam řetěz končí a případ je uzavřený. A kolegovi, který má mapu zrovna otevřenou, se posun ukáže po chvíli pruhem „mapa se změnila — načíst znovu" (posun je změna struktury, ta se do rozdělané práce tiše neslévá).
Kanban ze šablony: projekt se narodí i s pravidly
Nemusíte kanban zapínat ručně: šablony „8D report — kanban" a „FMEA — kanban" (vedle klasických verzí) najdete v dialogu Nový projekt → Ze šablony i v galerii šablon, kde mají vlastní sekci Kanban. Šablona nese řetěz pravidel v sobě — poznáte to podle odznaku „vč. 7 pravidel automatizace" — a projekt z ní se otevře rovnou jako kanban deska (sloupce v jedné řadě): karty zakládáte pod první sloupec, hotová karta sama přejede na další krok a vrátí se na Založeno. Osoby u sloupců si doplníte sami (šablona je nenese — úpravou pravidel v přehledu ⚡):
Pravidla cestují s mapou: export a import
Export projektu do JSON přibaluje i pravidla mapy a import je založí znovu — kanbanová deska tak přežije přeposlání mezi instancemi. Souhrn importu poctivě ukáže, kolik pravidel se ujalo; co na nové mapě nejde založit, se přiznaně přeskočí (spočítá se, nic nemizí potichu). Starší exporty bez pravidel fungují beze změny.
Soukromí drží obě cesty: export „bez lidí" vynechá akce mířící na konkrétní osobu (přiřaď osobu, notifikace na e-mail) — role jako „zodpovědný za uzel" nebo pozice zůstávají. A import nikdy nepustí do pravidel e-mail, který ve vaší instanci neexistuje.
Řetězení: dokončený podkrok rozběhne krok nad ním
Akce smí spustit další pravidlo (nejvýš do hloubky 3 — pojistka proti smyčce). Oblíbená kaskáda: pravidlo na podkroku „stav → Hotovo, na nadřazeném uzlu nastav Probíhá" + pravidlo na rodiči „stav → Probíhá, přiřaď držitele pozice". Úkol tak nikomu „nesvítí" dřív, než je opravdu na řadě — a rozsvítí se sám, správnému člověku, i kdyby se lidé na pozicích mezitím vyměnili.
Log běhů — co pravidla opravdu udělala
Každý běh se poctivě zapisuje: ok (a jaké akce), failed (proč — a vlastník mapy dostane jednorázovou zprávu), skipped (zastavila ho pojistka, nebo nešel najít dynamický cíl — důvod je v řádku lidsky). K logu vede tlačítko v přehledu ⚡ i hodiny přímo u pravidla v okně cíle:
Šablony
Osvědčené pravidlo uložte tlačítkem se záložkou jako šablonu — knihovna je společná pro celou instanci a „Ze šablony" ho načtete v kterékoli mapě jako nezávislou kopii.