Externí kontakty
Ne všechno, co zadáte, řeší někdo z vašeho týmu. „Účetní zpracuje závěrku do pátku", „dodavatel dodá materiál do středy" — je to práce s termínem, kterou chcete mít v mapě a hlídat, ale dotyčný ve vašem killBottlenecku účet nemá a mít nemusí.
Přesně na to jsou externí kontakty: adresář lidí mimo systém, kterým jde přiřadit cíl nebo úkol s termínem.
To hlavní: externímu kontaktu NIKDY nic nechodí
Kontakt je čistě vaše interní evidence. Nedostává e-maily, notifikace ani pozvánky a o svém záznamu neví. E-mail u kontaktu je jen poznámka pro vás — systém na něj nikdy nic nepošle. Termíny externích věcí hlídáte vy: propadlý termín se připomene vám jako zadavateli („U externích lidí máte 1 položku po termínu").
Založení kontaktu
Kontakt založíte přímo z výběru zodpovědné osoby — v detailu cíle rozbalte Zodpovědná osoba a zvolte + Nový externí kontakt… Stačí jméno („Účetní — p. Nováková", „Dodavatel oken XY"); poznámka a e-mail jsou nepovinné. Stejné místo slouží i ke správě adresáře (Spravovat kontakty…).
Kontakty vidí celá organizace — účetní firmy je jedna, nemá smysl ji zakládat pětkrát. Výjimkou je privátní kontakt (přepínač při založení): ten vidíte a používáte jen vy, pro osobní projekty. Na sdílené mapě ostatní u privátního kontaktu uvidí jen anonymní „Externí kontakt" bez jména — soukromí má přednost.
Práce s externími věcmi
Cíl přiřazený externímu kontaktu se chová jako každý jiný: má termín, je vidět v mapě i v tabulce úkolů a hlavně se objevuje v „Zadal jsem" — v Mojí mapě ho můžete seskupit „podle lidí" a vidět na jednu obrazovku, co všechno u koho leží. Na stránce Úkoly jde filtrovat podle konkrétního kontaktu.
Když jste úkol zadali e-mailem, přidejte si k cíli odkaz na odeslanou zprávu jako přílohu-odkaz — odkaz na Gmail dostane ikonu obálky a jedním klikem se k zadání vrátíte.
Přejmenování a smazání
Jméno kontaktu žije jen v adresáři — přejmenování se okamžitě promítne všude. Smazání kontaktu nic nerozbije: už zadané cíle a úkoly zůstávají, jen se u nich místo jména ukazuje „Externí kontakt".