Faktury klientům
Jednotlivec nebo malý tým nepotřebuje účetní program na to, aby poslal klientovi fakturu za odvedenou práci. V killBottlenecku to zařídí AI asistent: řeknete mu, komu a za co, on připraví fakturu ke schválení a po potvrzení dostanete PDF s QR platbou.
To hlavní
- Fakturu vystavuje asistent („Vystav fakturu na Karla za konzultaci 2 hodiny po 800 Kč“). Před vystavením vždy uvidíte kartu s položkami a součty a potvrdíte ji.
- Částky, DPH a číslo faktury počítá aplikace, ne jazykový model. Číselná řada jde po roce bez děr (např.
20260001,20260002): společná pro organizaci, nebo vlastní pro uživatele, který má vlastní údaje dodavatele (viz níže). Správce vidí faktury všech, včetně faktur kolegů s vlastními údaji (tedy i jejich čísla účtu na faktuře). - PDF si stáhnete a uložíte. killBottleneck není zákonný archiv daňových dokladů (povinnost uchovávat doklady 10 let máte vy) — v aplikaci zůstávají data faktury, PDF jde kdykoli vygenerovat znovu stejně.
Co potřebujete připravit
- Údaje dodavatele (vaše) — jméno nebo firma, adresa, IČO, DIČ, zda jste plátce DPH a s jakou sazbou, bankovní účet (české číslo účtu, aplikace z něj dopočítá IBAN pro QR platbu), e-mail, případně předponu čísel faktur (
FV→FV20260001) a výchozí splatnost. Jsou dvojí:- Společné pro organizaci: vyplní správce ve Správa organizace → Vystavování faktur. Fakturu na ně vystaví kdokoli z týmu, čísla jdou v jedné společné řadě.
- Vlastní: každý uživatel si může v Můj účet → Moje údaje na faktury nastavit své. Mají přednost před společnými a jeho faktury dostanou vlastní číselnou řadu (tři živnostníci v jedné instanci fakturují každý na sebe). Tlačítkem „Smazat vlastní“ se vrátí ke společným. Když platné údaje chybí a požádáte o první fakturu, asistent ukáže formulář (správce nejdřív volí „pro celou organizaci“ nebo „jen pro mě“) a údaje uloží sám (po potvrzení). Asistentovi jde také říct „změň mé údaje na faktury“ nebo „změň údaje organizace“.
- Klienta v adresáři: klienti jsou tentýž adresář, který znáte z měření času a přiřazení projektů (Úkoly → Klienti). Pro fakturu k nim přidejte adresu, IČO, DIČ a e-mail — buď v dialogu klientů (rozbalit Fakturační údaje), nebo to řekněte asistentovi: „Založ klienta Karel Novák, IČO 12345678, Krátká 3, Brno.“
Klient z fotky vizitky
Vyfoťte vizitku a pošlete ji asistentovi s pokynem „ulož kontakt z vizitky“. Asistent z přepisu vezme jméno, adresu, IČO a DIČ a ukáže kartu, co se uloží — zkontrolujte hlavně IČO a PSČ, přepis z fotky není neomylný. Fotka se neukládá, zůstane jen přepis (jako u ostatních fotek v asistentovi).
Vystavení faktury
Napište asistentovi, komu a za co fakturujete:
- „Vystav fakturu na Karla za konzultaci 2 h po 800.“ — když máte víc Karlů, asistent se zeptá, kterého myslíte.
- „Fakturu Novákovi: návrh loga 6 500 Kč a 3 hodiny konzultací po 900, splatnost 10 dní.“
Na kartě uvidíte každou položku (popis · množství × cena = částka), u plátce DPH základ, DPH a celkem, a datum splatnosti. Po potvrzení aplikace fakturu očísluje a karta nabídne Stáhnout PDF a Otevřít v Dokumentech.
Faktura je po vystavení neměnná — nese kopii údajů dodavatele i klienta z té chvíle. Pozdější změna adresy klienta ji nezmění. Když je na faktuře chyba, vystavte novou.
Kde faktury najdete
V asistentovi otevřete Dokumenty a zvolte filtr Faktury (stejně se tam dostanete z Můj účet → Moje údaje na faktury → Vystavené faktury v Dokumentech). Seznam ukazuje číslo, odběratele, částku a stav zaplaceno/nezaplaceno; vidíte své faktury, správce všechny. Nahoře je filtr po měsících vystavení a tlačítko Stáhnout vše (ZIP), které stáhne PDF všech zobrazených faktur v jednom souboru (faktury-2026-10.zip) — pro předání účetní. V detailu je Stáhnout PDF a přepínač Zaplaceno. Faktura je jinak neměnná; oprava se dělá novou fakturou. „Stáhnout všechna moje data“ v Můj účet je export dat aplikace (JSON), faktury v něm nejsou.
Co je na PDF
Číslo faktury, dodavatel a odběratel (adresa, IČO, DIČ), datum vystavení a splatnosti (u plátce i datum zdanitelného plnění), tabulka položek, součty, poznámka, platební blok s číslem účtu, IBAN a variabilním symbolem a QR platba ve formátu, který čtou české bankovní aplikace. Neplátce DPH má na faktuře uvedeno „Neplátce DPH“. Logo organizace (když ho máte nastavené) se tiskne v hlavičce.
Omezení první verze
- Měna jen CZK; plátce DPH má jednu sazbu na fakturu (výchozí ze svého profilu, u faktury ji jde změnit). Zálohové faktury, dobropisy, přenesenou daňovou povinnost a cizí měny aplikace zatím nevystavuje.
- PDF vzniká ve vašem prohlížeči a neukládá se — aplikace drží jen data faktury.
- Nejvýš 50 položek na fakturu a 500 faktur na instanci.
Soukromí
Adresář klientů a vystavené faktury jsou obsah vaší instance jako mapy a dokumenty: v KB u sebe zůstávají u vás, v hostované verzi je zpracováváme podle smlouvy o zpracování. AI zpracování (vystavení přes asistenta, přepis vizitky) jde přes dodavatele, kteří data nedrží ani na nich netrénují — podrobně v AI asistent.